PERENCANAAN atau planning adalah proses pengambilan keputusan yang menyangkut apa yang akan dilakukan di masa mendatang, kapan, bagaimana dan siapa yang akan melakukannya.
Unsur pengambilan keputusan merupakan unsur penting dalam perencanaan, yaitu proses mengembangkan dan memilih langkah langkah yang akan diambil untuk menghadapi msalah masalah dalam organisasi atau perusahaan. Pimpinan harus mengambil keputusan tentang ramalan ramalan suatuasi yang akan terjadi di masa datang. Misal keadaan ekonomi, langkah langkah apa yang akan dilakukan oleh pesaing dan sebagainya. Mereka harus memutuskan sasaran yang akan dicapai, menganalisis sumber daya yang dimiliki organisasi, bagaimana mengaplikasikannya dalam rangka mencapai sasaran tersebut. Dalam hal ini diperlukan sikap fleksibilitas di dalam menghadapi perubahan.
Langkah langkah dalam Perencanaan
Secara garis besar terdapat empat langkah dasar perencanaan yang dapat dipakai untuk semua kegiatan perencanaan pada semua jenjang organisasi. Langkah tersebut adalah :
- Menetapkan sasaran
Kegiatan perencanaan dimulai dengan memutuskan apa yang ingin dicapai organisasi. Tanpa sasaran yang jelas, sumber daya yang dimiliki organisasi akan menyebar terlalu luas. Dengan menetapkan prioritas dan merinci sasaran secara jelas, organisasi dapat mengarahkan sumber agar lebih efektif. - Merumuskan posisi organisasi pada saat ini
Jika sasaran telah ditetapkan , pimpinan harus mengetahui dimana saat ini organisasi berada dan untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan tersebut , sumber daya apa yang dimiliki pada saat ini. Rencana baru dapat disusun jika organisasi telah mengetahui posisinya pada saat ini. Untuk ini di dalam organisasi harus terdapat suasana keterbukaan agar informasi mengalir dengan lancar terutama data keuangan dan statistik. - Mengidentifikasi faktor faktor pendukung dan penghambat menuju sasaran
Selanjutnya perlu diketahui faktor faktor, baik internal maupun eksternal , yang diperkirakan dapat membantu dan menghambat organisasi mencapai sasaran yang terlah ditetapkan. Diakui jauh lebih mudah mengetahui apa yang akan terjadi pada saat ini , dibandingkan dengan meramalkan persoalan atau peluang yang akan terjadi di masa datang. Betapun sulitnya melihat ke depan adalah unsur utama yang paling sulit dalam perencanaan - Menyusun langkah langkah untuk mencapai sasaran
Langkah terakhir dalam kegiatan perencanaan adalah mengembangkan berbagai kemungkinan alternatif atau langkah yang diambil untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan ,m engevaluasi alternatif alternatif ini, dan memilih mana yang dianggap paling baik , cocok dan memuaskan.
Jenis Perencanaan
Dalam setiap organisasi rencana disusun secara hierarki sejalan dengan struktur organisasinya.Pada setiap jenjang, rencana mempunyai fungsi ganda: sebagai sasaran yang harus dicapai oleh jenjang dibawahnya dan merupakan langkah yang harus dilakukan untuk mencapai sasaran yang ditetapkan oleh jenjang diatasnya.
Ada dua jenis rencana , yaitu : (1) rencana strategik,yang disusun untuk mencapai tujuan umum organisasi, yaitu melaksanakan misi organisasi, (2) rencana operasional , yang merupakan rincian tentang bagaimana rencana strategik dilaksanakan.
Rencana Operasional
Rencana Operasional terdiri atas bentuk , yaitu : (1) rencana sekali pakai (single use plan) yakni rencana yang disusun untuk mencapai tujuan tertentu dan dibubarkan segera setelah tujuan ini tercapai; (2) rencana permanen (standing plans) , yakni pendekatan pendekatan yang sudah di standarisasi untuk menghadapi situasi berulang dan dapat diramalkan sebelumnya.
Rencana Sekali pakai.
PERENCANAAN STRATEGIK.
Sering juga disebut Perencanaan Jangkah Panjang (longe range planning) adalah proses pengambilan keputusan yang menyangkut tujuan jangka panjang organisasi, kebijakan yang harus diperhatikan , serta strategi yang harus dijalankan untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk melaksanakan strategi tersebut harus pula disusun program kerja yang terinci , mencakup kegiatan yang harus dilakukan , kapan harus dimulai , kapan harus selesai , dan siapa yang harus bertanggung jawab, serta sumber daya manusia yang diperlukan. Singkatnya perencanaan strategik adalah proses perencanaan jangka panjang yang sudah diformalkan , yang digunakan untuk merumuskan tujuan organisasi serta cara menghadapinya.
Konsep Strategi.
Ada beberapa konsep strategi , pertama, strategi adalah program umum untuk mencapai sasaran organisasi dan melaksanakan misinya. Kedua, strategi adalah pedoman umum organisasi untuk menghadapi perubahan lingkungan sepanjang waktu.
Karakteristik Perencanaan Strategik.
Ada lima ciri pokok perencanaan strategik , yaitu :
- Perencanaan strategik memberikan jawaban atas pertanyaan pertanyaan, seperti,”apakah jenis usaha yang kita masuki dan seharusnya kita masuki ?”
- Perencanaan strategik merupakan kerangka dasar yang dapat dipakai sebagai pedoman untuk penyusunan rencana yang lebih rinci dan pengambilan keputusan harian. Jika seorang manajer harus mengambil keputusan semacam itu, ia dapat mengajukan pertanyaan “ dari alternatif yang ada , manakah yang paling konsisten dengan strategi kita ?”
- Perencanaan strategik memiliki kurun waktu yang lebih panjang daripada jenis perencanaan lain
- Perencanaan strategik membantu organisasi untuk mengarahkan sumber dayanya pada kegiatan yang mempunyai prioritas tinggi
- Perencanaan strategik merupakan kegiatan tingkat atas, artinya ,pucuk pimpinan harus terlibat secara aktif. Karena hanya pucuk pimpinan yang memiliki pandangan yang dibutuhkan untuk mempertimbangkan semua aspek organisasi dan karena commitment dari pucuk pimpinan sangat diperlukan untuk menumbuhkan dan mendukung commitment dari bawah.
Perencanaan Strategik dan Operasional.
